Η πραγματικότητα παραμένει ορατή
Διατηρείται το αρχικό δεδομένο, καταγράφεται το σφάλμα, προστίθεται η νέα τιμή και εξηγείται ο
λόγος της αλλαγής.
Γιατί χρησιμοποιούμε ακόμα Excel;
Η εύκολη απάντηση είναι ότι το Excel είναι απλό, οικονομικό και σχεδόν όλοι γνωρίζουν λίγο-πολύ να το χρησιμοποιούν.
Η πραγματική απάντηση, όμως, μπορεί να είναι πολύ βαθύτερη.
Τι είναι ευκολότερο να αλλάξεις, να μετακινήσεις και να αλλοιώσεις;
Μια σωστά οργανωμένη βάση δεδομένων, η οποία λειτουργεί μέσα σε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, καταγράφει κάθε ενέργεια, περιορίζει τα δικαιώματα των χρηστών και διατηρεί ιστορικό όλων των αλλαγών;
Ή ένα αρχείο Excel;
Η απάντηση είναι προφανής. Το αρχείο Excel.
Ανοίγεις ένα κελί, αλλάζεις έναν αριθμό, πατάς αποθήκευση και, στις περισσότερες περιπτώσεις, η προηγούμενη πραγματικότητα εξαφανίζεται.
Δεν γνωρίζουμε ποιος έκανε την αλλαγή.
Δεν γνωρίζουμε πότε την έκανε.
Δεν γνωρίζουμε τι υπήρχε πριν.
Δεν γνωρίζουμε για ποιον λόγο άλλαξε το νούμερο.
Βλέπουμε μόνο το τελικό αποτέλεσμα.
Το σημείο που συνήθως αγνοούμε
Ένα κελί δεν κρατά μνήμη.
Κρατά μόνο την τελευταία πραγματικότητα που κάποιος αποφάσισε να αποθηκεύσει μέσα του.
Η δυνατότητα να ξαναγράψεις την ιστορία
Ακόμα και το 2026, υπάρχουν επιχειρήσεις που βασίζουν τις παραγγελίες, τις αγορές, την παραγωγή, τις αποθήκες, τις πληρωμές και ολόκληρη τη διοικητική τους λειτουργία πάνω σε αρχεία Excel.
Όχι επειδή δεν μπορούν να αποκτήσουν ένα οργανωμένο πληροφοριακό σύστημα.
Όχι επειδή το Excel είναι καλύτερο από μία σωστά σχεδιασμένη εφαρμογή.
Και σίγουρα όχι επειδή είναι ασφαλέστερο.
Σε ορισμένες περιπτώσεις χρησιμοποιείται επειδή προσφέρει κάτι που ένα πραγματικό σύστημα δυσκολεύεται να προσφέρει:
Η κρυφή δυνατότητα
Να επιστρέψεις στο παρελθόν και να το ξαναγράψεις.
Όχι απαραίτητα όπως συνέβη. Όπως χρειάζεται να φαίνεται σήμερα για να συμφωνήσει το ένα αρχείο με το άλλο.
Όταν, δύο ή τρία χρόνια αργότερα, έρθει η ώρα του ελέγχου, κάποιος μπορεί να ανοίξει το αρχείο, να μετακινήσει ποσότητες, να αλλάξει ημερομηνίες, να διορθώσει σύνολα και να φέρει τους αριθμούς εκεί που «πρέπει» να βρίσκονται.
Όχι απαραίτητα εκεί που βρίσκονταν πραγματικά.
Εκεί που πρέπει να βρίσκονται για να συμφωνήσει η αποθήκη με την παραγωγή, η παραγωγή με το λογιστήριο και το λογιστήριο με την αναφορά που θα δει η διοίκηση.
«Άλλαξέ το για να ταιριάζει»
Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν σενάριο επιστημονικής φαντασίας.
Όμως κοίταξε μέσα στην επιχείρηση στην οποία εργάζεσαι.
Πόσες φορές άκουσες τη φράση:
«Μπες και άλλαξε το νούμερο στο Excel για να συμφωνεί με το άλλο αρχείο.»
Πόσες φορές ζητήθηκε από έναν εργαζόμενο να αλλάξει μία ποσότητα, όχι επειδή βρέθηκε το πραγματικό λάθος, αλλά επειδή έπρεπε απλώς να κλείσει η διαφορά;
Πόσες φορές το αποτέλεσμα προσαρμόστηκε στην αναφορά, αντί να προσαρμοστεί η αναφορά στην πραγματικότητα;
Υπάρχει τεράστια διαφορά ανάμεσα στη διόρθωση ενός λάθους και στην αλλοίωση ενός αποτελέσματος.
Η προηγούμενη πραγματικότητα εξαφανίζεται
Το παλιό δεδομένο σβήνεται και η νέα τιμή παρουσιάζεται σαν να υπήρχε πάντοτε.
Η μία διαδικασία διορθώνει το σύστημα.
Η άλλη διορθώνει την εικόνα του.
Όταν αλλάζουν τα νούμερα, μπορεί να αλλάξει και ο ένοχος
Εδώ εμφανίζεται μία από τις πιο επικίνδυνες δυνατότητες αυτού του τρόπου διοίκησης.
Όταν δεν υπάρχει ιστορικό αλλαγών, η διοίκηση δεν μπορεί μόνο να αλλάξει το αποτέλεσμα.
Μπορεί να αλλάξει και την ευθύνη.
Μπορεί να μεταφέρει μία ποσότητα από τη μία ημερομηνία στην άλλη.
Μπορεί να εμφανίσει ότι ένα υλικό παραδόθηκε ενώ δεν είχε παραδοθεί.
Μπορεί να μειώσει ή να αυξήσει μία καταγεγραμμένη παραγωγή.
Μπορεί να μετακινήσει μία απώλεια σε διαφορετική βάρδια.
Μπορεί να αλλάξει μία παραγγελία, μία κατανάλωση ή μία απόκλιση.
Και στη συνέχεια μπορεί να δείξει το τελικό αρχείο και να πει:
«Τα στοιχεία αποδεικνύουν ότι φταίει ο συγκεκριμένος υπάλληλος.»
Μόνο που τα στοιχεία δεν αποδεικνύουν απαραίτητα τι συνέβη.
Αποδεικνύουν τι γράφει σήμερα το αρχείο.
Και αυτά είναι δύο εντελώς διαφορετικά πράγματα.
Όταν δεν υπάρχει ίχνος μεταβολής, ο εργαζόμενος δεν μπορεί να αποδείξει τι υπήρχε πριν από την αλλαγή.
Δεν μπορεί να αποδείξει ποιος άγγιξε το αρχείο.
Δεν μπορεί να αποδείξει πότε άλλαξε η τιμή.
Δεν μπορεί να αποδείξει ότι το τελικό αποτέλεσμα δεν είναι αυτό που είχε αρχικά καταχωρίσει.
Από εργαλείο σε μηχανισμό εξουσίας
Το Excel μπορεί να κατασκευάσει ευθύνη.
Αν μπορείς να ξαναγράψεις τον αριθμό χωρίς ίχνος, μπορείς να ξαναγράψεις και την ιστορία του ανθρώπου που βρίσκεται πίσω από αυτόν.
Αν μία επιχείρηση μπορεί να αλλάξει εκ των υστέρων τα δεδομένα χωρίς να αφήσει ίχνος, τότε μπορεί να επιλέξει και ποιος θα χρεωθεί την αποτυχία.
Και αυτό δεν είναι διαχείριση.
Είναι εξουσία χωρίς αποδεικτικό μηχανισμό.
Το πρόβλημα δεν είναι τεχνικό
Οι περισσότερες επιχειρήσεις παρουσιάζουν το συγκεκριμένο ζήτημα σαν τεχνική αδυναμία.
«Δεν έχουμε ακόμα το κατάλληλο πρόγραμμα».
«Το ERP είναι δύσχρηστο».
«Το προσωπικό έχει μάθει στο Excel».
«Η μετάβαση απαιτεί χρόνο».
Όλα αυτά μπορεί να είναι αληθινά.
Υπάρχει όμως και μία βαθύτερη ερώτηση:
Θέλει πραγματικά η διοίκηση ένα σύστημα που δεν θα της επιτρέπει να αλλάζει αθόρυβα το παρελθόν;
Γιατί ένα σωστό πληροφοριακό σύστημα δεν καταγράφει μόνο τα νούμερα.
Καταγράφει και την ευθύνη.
Ποιος δημιούργησε την εγγραφή
Ποιος την ενέκρινε
Ποιος την άλλαξε
Πότε έγινε η αλλαγή
Ποια ήταν η προηγούμενη τιμή
Ποιο αποδεικτικό τη στηρίζει
Ξαφνικά, το πρόβλημα παύει να είναι τεχνικό.
Γίνεται διοικητικό.
Οι διοικητικές οδοντογλυφίδες και οι πινέζες
Στο προηγούμενο άρθρο μιλήσαμε για τις οδοντογλυφίδες και τις πινέζες.
Για εκείνες τις μικρές, πρόχειρες ή σκόπιμα κρυφές παρεμβάσεις που κρατούν ένα ολόκληρο σύστημα σε λειτουργία χωρίς να είναι καταγεγραμμένες πουθενά.
Το αλλοιωμένο Excel λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο.
Το Excel ως διοικητική οδοντογλυφίδα
Μία μικρή, αόρατη και ανεπίσημη αλλαγή κρατά όρθια την εικόνα της επιχείρησης, ενώ το πραγματικό πρόβλημα παραμένει κρυμμένο.
Ένας αριθμός αλλάζει για να συμφωνήσει η αποθήκη.
Ένας άλλος μετακινείται για να κλείσει ο μήνας.
Μία ποσότητα εξαφανίζεται για να συμφωνήσει η παραγωγή.
Μία ημερομηνία διορθώνεται για να μη φανεί η καθυστέρηση.
Μία απόκλιση μεταφέρεται σε άλλη βάρδια για να μη χρεωθεί εκεί όπου πραγματικά δημιουργήθηκε.
Κάθε τέτοια αλλαγή μοιάζει μικρή.
Ασήμαντη.
Αναγκαία.
«Άλλαξε μόνο αυτό το κελί. Κάν’ το να συμφωνεί και προχωράμε.»
Όμως, όπως ακριβώς μία οδοντογλυφίδα μπορεί να κρατά σε λειτουργία ένα τεράστιο μηχάνημα, έτσι και ένα αλλοιωμένο κελί μπορεί να κρατά όρθια μία ολόκληρη πλασματική διοικητική εικόνα.
Και όσο περνά ο καιρός, οι διοικητικές οδοντογλυφίδες πολλαπλασιάζονται.
Το ένα Excel εξαρτάται από το άλλο.
Το ένα ψεύτικο σύνολο στηρίζει το επόμενο.
Η μία αλλαγή απαιτεί μία δεύτερη για να συμφωνήσει.
Η δεύτερη απαιτεί μία τρίτη.
Μέχρι που κανένας δεν γνωρίζει πλέον ποια ήταν η αρχική πραγματικότητα.
Όλοι γνωρίζουν μόνο ποιο αρχείο πρέπει να ανοίξουν και ποιο κελί πρέπει να αλλάξουν για να συνεχίσει να λειτουργεί το σύστημα.
Γιατί είναι τόσο επικίνδυνες
Δεν κρατούν απλώς τη λειτουργία.
Κρατούν κρυμμένο το πραγματικό πρόβλημα.
Η διοίκηση που διορθώνει τον καθρέφτη
Πολλές διοικήσεις δηλώνουν ότι θέλουν ακριβή δεδομένα.
Στην πραγματικότητα, θέλουν ακριβή δεδομένα μόνο όταν αυτά συμφωνούν με την εικόνα που επιθυμούν να παρουσιάσουν.
Όταν οι αριθμοί δείχνουν κακή διαχείριση, λανθασμένες αποφάσεις, χαμένες ποσότητες, υπερβάσεις ή αποτυχίες, τότε αρχίζουν οι «διορθώσεις».
Το πρόβλημα δεν είναι ότι το Excel έκανε λάθος.
Ο λάθος τρόπος αντιμετώπισης
Η διοίκηση διορθώνει τον καθρέφτη αντί να διορθώσει το πρόσωπο που εμφανίζεται μέσα του.
Αν οι αριθμοί δεν μας αρέσουν, δεν αλλάζουμε τους αριθμούς. Αλλάζουμε τη λειτουργία που τους δημιούργησε.
Ένα σύστημα δεδομένων έχει αξία μόνο όταν μπορεί να εμφανίσει και την άβολη πραγματικότητα.
Όταν μπορεί να αποδείξει ότι μία απόφαση ήταν λανθασμένη.
Όταν μπορεί να αποκαλύψει ότι μία καθυστέρηση ξεκίνησε πολύ πριν φτάσει στον τελευταίο υπάλληλο της αλυσίδας.
Όταν δεν επιτρέπει στον ισχυρότερο άνθρωπο του συστήματος να μεταφέρει τη δική του ευθύνη στον πιο αδύναμο.
Η πραγματική μηχανογράφηση δεν είναι εγκατάσταση λογισμικού
Μία επιχείρηση δεν μηχανογραφείται επειδή αγόρασε ένα ERP.
Μηχανογραφείται όταν αποδέχεται ότι η πραγματικότητα θα καταγράφεται όπως συνέβη.
Ακόμα και όταν είναι άβολη.
Ακόμα και όταν εκθέτει λάθη.
Ακόμα και όταν αποδεικνύει ότι μία διοικητική απόφαση ήταν λανθασμένη.
Ακόμα και όταν κάποιος πρέπει να αναλάβει ευθύνη.
Χωρίς αυτή την αποδοχή, οποιοδήποτε σύστημα και αν εγκατασταθεί θα παρακαμφθεί.
Οι εργαζόμενοι θα συνεχίσουν να κρατούν παράλληλα Excel.
Θα εμφανιστούν πρόχειρα αρχεία στους προσωπικούς υπολογιστές.
Οι αλλαγές θα γίνονται εκτός συστήματος.
Και στο τέλος κάποιος θα εισάγει στο επίσημο λογισμικό το αποτέλεσμα που έχει ήδη «μαγειρευτεί» αλλού.
Ένα ακριβό σύστημα δεν διορθώνει μία διοίκηση που θέλει να παρακάμπτει το σύστημα.
Απλώς δημιουργεί ένα ακριβότερο περιβάλλον γύρω από τα ίδια αλλοιωμένα δεδομένα.
Η λύση είναι κάθε αλλαγή να αφήνει ίχνος
Η λύση δεν είναι να απαγορεύσουμε το Excel.
Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για υπολογισμούς, προσωρινές αναλύσεις, σενάρια, προβλέψεις και προσωπική επεξεργασία δεδομένων.
Δεν πρέπει, όμως, να αποτελεί τη μοναδική πηγή αλήθειας για κρίσιμες επιχειρησιακές λειτουργίες.
Η λύση είναι κάθε κρίσιμη μεταβολή να αφήνει ίχνος.
Ποιος άλλαξε τον αριθμό;
Πότε έγινε η αλλαγή;
Ποια ήταν η προηγούμενη τιμή;
Γιατί έγινε η αλλαγή;
Ποιο στοιχείο την αποδεικνύει;
Ποιος επηρεάζεται από αυτήν;
Γιατί ένας αριθμός δεν είναι πάντα απλώς ένας αριθμός.
Μπορεί να είναι η απόδοση ενός εργαζομένου.
Η ευθύνη μιας βάρδιας.
Η αξιολόγηση ενός προϊσταμένου.
Η αιτία μιας απόλυσης.
Η απόδειξη μιας υποτιθέμενης αμέλειας.
Η ακεραιότητα των δεδομένων είναι ζήτημα δικαιοσύνης
Όταν ένας αριθμός μπορεί να επηρεάσει την εργασία, την αξιολόγηση ή την ευθύνη ενός ανθρώπου, η δυνατότητα να αλλάζει χωρίς ίχνος δεν είναι απλώς τεχνικό κενό. Είναι διοικητική αδικία.
Αυτό ονομάζεται διοίκηση.
Όλα τα υπόλοιπα είναι διαχείριση κελιών.
Το Excel ως διαγνωστικό εργαλείο
Μην απορείς, λοιπόν, γιατί μία επιχείρηση χρησιμοποιεί ακόμα δεκάδες ασύνδετα Excel.
Μερικές φορές η απάντηση είναι απλή: δεν έχει προλάβει να οργανωθεί.
Άλλες φορές, όμως, τα Excel αποκαλύπτουν κάτι πολύ πιο σοβαρό.
Μία επιχείρηση που δεν θέλει να δεσμευτεί από τα ίδια της τα δεδομένα.
Μία διοίκηση που θέλει να μπορεί να επιστρέφει στο παρελθόν και να το ξαναγράφει.
Ένα σύστημα που δεν σχεδιάστηκε για να αποτυπώνει την πραγματικότητα, αλλά για να παράγει την επιθυμητή εικόνα.
Έναν μηχανισμό που επιτρέπει να αλλάζει όχι μόνο το αποτέλεσμα, αλλά και ο άνθρωπος που θα κατηγορηθεί γι’ αυτό.
Και ένα σύνολο από αόρατες διοικητικές οδοντογλυφίδες και πινέζες, οι οποίες κρατούν όρθια μία εικόνα που θα κατέρρεε αν σταματούσαν οι παρεμβάσεις.
Η πραγματική διάγνωση
Τα πολλά Excel δεν είναι πάντα η ασθένεια.
Μπορεί να είναι το σύμπτωμα μιας επιχείρησης που δεν θέλει να κρατήσει αμετάβλητη μνήμη του εαυτού της.
Όσο η διοίκηση χρειάζεται τη δυνατότητα να αλλοιώνει αθόρυβα τους αριθμούς, καμία πραγματική μηχανογράφηση δεν πρόκειται να πετύχει.
Γιατί η τεχνολογία μπορεί να προστατεύσει τα δεδομένα.
Μπορεί να καταγράψει τις αλλαγές.
Μπορεί να περιορίσει τα δικαιώματα.
Μπορεί να κρατήσει ζωντανό το παρελθόν.
Δεν μπορεί όμως να επιβάλει την αλήθεια σε εκείνον που χρειάζεται τη γόμα για να συνεχίσει να στέκεται.